Odpowiednie miejsce może stanowić podstawę udanej konferencji i w znaczący sposób wpłynąć na jej jakość oraz odbiór wśród gości. Tym, dla których przygotowanie i obsługa spotkań biznesowych stanowią wyzwanie, z podpowiedzią przychodzi sieć Best Western Hotels & Resorts.
Organizacja spotkań służbowych to kluczowa kwestia dla wielu firm i ich pracowników. Poza wartością merytoryczną, mają one także bezpośredni wpływ na wizerunek oraz postrzeganie w otoczeniu zarówno pomysłodawcy, jak i realizatora. Odpowiednie miejsce może stanowić podstawę udanej konferencji i w znaczący sposób wpłynąć na jej jakość oraz odbiór wśród gości. Na warto zwrócić uwagę? Tym, dla których przygotowanie i obsługa spotkań biznesowych stanowią wyzwanie, z podpowiedzią przychodzi sieć Best Western Hotels & Resorts.
#1 Wybierz odpowiednie miejsce
Znalezienie właściwego miejsca to podstawa udanego spotkania biznesowego. Wśród kluczowych elementów nie należy pomijać m. in. lokalizacji obiektu, łatwości dojazdu, dobrej komunikacji z centrum czy bliskości lotniska – w zależności od preferencji gości i uczestników spotkania. Warto określić zatem, co w przypadku naszej konferencji będzie kwestią priorytetową i zadbać o odpowiedni dobór miejsca. Dobrze również z wyprzedzeniem upewnić się, czy goście oczekują od organizatora zapewnienia bazy noclegowej – w takiej sytuacji, dzięki dogodnym lokalizacjom i odpowiedniemu przygotowaniu, z pomocą mogą przyjść hotele należące do sieci Best Western.
#2 Dopasuj salę do swoich potrzeb
Jaka powinna być dobra sala konferencyjna? Łatwa do dopasowania. Większość hoteli Best Western dzięki systemom ścian przesuwnych oferuje możliwość dostosowania rozmiaru sali konferencyjnej do oczekiwań klienta. Takie rozwiązanie proponują chociażby Q Hotel Wrocław, BW Premier Collection czy Best Western Premier Hotel Forum Katowice. Sala konferencyjna a udana konferencja – to relacja, o której myślą zarówno organizatorzy wydarzeń, jak i hotelarze. Best Western w Polsce posiada sale konferencyjne o łącznej powierzchni bliskiej 7 basenom olimpijskim. W praktyce, dla organizatorów spotkań biznesowych oznacza to dużą swobodę wyboru i możliwość znalezienia przestrzeni odpowiadającej ich potrzebom.
#3 Sprawdź wyposażenie i udogodnienia
Organizacja konferencji to nierzadko wyzwanie, także pod kątem dostępnych na miejscu sprzętów, technologii czy urządzeń. Warto zatem z wyprzedzeniem zadbać o wyposażenie sali – to jedna z podstawowych zasad organizacji spotkań biznesowych. Profesjonalna obsługa hotelu powinna podpowiedzieć, jak korzystać z dostępnego wyposażenia oraz wskazać, na jakie udogodnienia technologiczne mogą liczyć goście. Dobre wyposażenie wykracza jednak poza podstawowe udogodnienia, takie jak rzutniki, ekrany, komputery czy klimatyzacja. Za przykład może służyć usytuowany w sercu Kielc Best Western Grand Hotel, który dysponuje salami o łącznej powierzchni 2631 m2 oraz licznymi udogodnieniami dla organizatorów wydarzeń np. winda do transportu sprzętu oraz samochodów.
#4 Zadbaj o dobre prowadzenie spotkania
Zasady organizacji spotkań biznesowych mówią jasno: jednym z kluczowych czynników wpływających na ich sukces jest ich odpowiednie prowadzenie. W zależności od charakteru wydarzenia – spotkanie w wąskim gronie, warsztaty, szkolenie czy konferencja – warto zadbać o jego odpowiednie prowadzenie. Ważne są nie tylko organizacja, przebieg zgodny z planem oraz zmierzający do osiągnięcia przyjętego wcześniej celu, lecz także styl jego prowadzenia. Etykieta spotkania służbowego znacznie różni się bowiem od zasad obowiązujących w przypadku spotkań nieformalnych. Warto więc – jeszcze przed prowadzeniem spotkania biznesowego – zapoznać się z normami stosowanymi w biznesie, a także uwzględnić ewentualne różnice kulturowe pomiędzy nami a uczestnikami konferencji.
#5 Skorzystaj z obsługi skrojonej na miarę potrzeb
Goście hoteli wchodzących w skład Best Western Hotels & Resorts mogą liczyć nie tylko na pomocną i profesjonalną obsługę, lecz również na szereg usług i ofert skrojonych na miarę ich potrzeb. Best Western Grand Hotel Kielce pod kątem spotkań biznesowych zaproponował gościom specjalną kartę potraw opartą na zasadach Brainfood - w zależności od pory dnia i sezonu, komponując menu tak, aby jedzenie wpływało korzystnie na pracę umysłową uczestników. Z kolei klienci !-- -->Best Western Efekt Express Kraków Hotel!-- --> oraz Best Western Premier Kraków Hotel, mogą liczyć na pomoc związaną z wykonaniem kserokopii, skanu dokumentów czy ich bindowaniem których recepcje przez całą dobę na życzenie klienta świadczą usługi sekretarskie. Dzięki temu, organizacja konferencji i spotkań biznesowych jest o wiele prostsza.
Hotele powiązane z artykułem
Zobacz również pozostałe artykuły
- Balans Między Pracą, A Wypoczynkiem Na Wakacjach
Jeśli prowadzisz firmę, bądź jesteś menadżerem średniego lub wysokiego szczebla, z pewnością zmagasz się z wiecznym brakiem czasu. Ktoś z zewnątrz mógłby pomyśleć, że to niemożliwe i że przecież zawsze możesz obarczyć nadmiarem obowiązków jednego ze swoich przełożonych. W praktyce jednak, w byciu menadżerem, nadmiar czasu to sytuacja wyjątkowo rzadka. - Jak Utrzymywać Kontakty Z Rodziną Podczas Podróży Służbowych?
Podróże służbowe zabierają dużo czasu. Latanie, jazda samochodem, jedzenie w ruchu, ciągłe spotkania – to wszystko wyczerpuję organizm i psychikę. Co więcej, w czasie podróży służbowych jesteś z dala od rodziny, przez co odczuwasz większą samotność. To samo odczuwa Twoja rodzina.